Tietotyö on Suomessa yleistynyt, mutta myös toimintatavat vaikuttavat tietokantayritys M-Filesin selvityksen mukaan olevan suomalaisorganisaatioissa hukassa. Esimerkiksi yli 90 prosenttia työntekijöistä kokee tiedostojen viimeisimpien versioiden löytämisen hankalaksi.

Selvityksen mukaan lähes yhdeksän kymmenestä on joutunut luomaan tiedoston kokonaan uudelleen, kun sitä ei ole löytynyt yrityksen tietojärjestelmistä.

”Yrityksissä ollaan tekemisissä yhä valtavampien tietomäärien kanssa – organisaatioiden käsittelemän datan määrä tuplaantuu lähes vuosittain. Tietomäärä tuo mukanaan myös ongelmia, jotka ovat tuttuja varmasti jokaiselle toimistotyötä tekevälle.”, luettelee M-Filesin toimitusjohtaja Miika Mäkitalo.

Suomalaisissa organisaatioissa jopa 30 prosenttia työntekijän työajasta voi kulua turhaan ja turhauttavaan työhön. Jopa 93 prosenttia suomalaistyöntekijöistä kokee tiedostojen ja dokumenttien viimeisimpien versioiden löytämisen haastavaksi.

Yleisimmin haasteita tietotyötä tekeville aiheuttavat väärin nimetyt tai merkityt tiedostot sekä väärään kansioon tai järjestelmään tallennettu tieto.

M-Filesin teettämään tutkimukseen vastasi 1 500 toimistotyöntekijää Suomesta, Ruotsista, Britanniasta, Saksasta, Sveitsistä, Itävallasta, Ranskasta, Australiasta ja Uudesta-Seelannista sekä Yhdysvalloista.  Suomesta vastaajia oli sata.

Tämän takia tiedostot ovat kadoksissa(*

• Tiedostot on nimetty tai merkitty väärin 42 %
• Tiedot on tallennettu väärään kansioon tai järjestelmään 41 %
• Tieto on kateissa 29 %
• En pääse tietoon käsiksi kaikilta laitteiltani 28 %
• En ole varma, mistä järjestelmästä etsiä tarvitsemaani tietoa, sillä en tiedä, minne se on tallennettu 26 %
• En tiedä, olenko työstämässä dokumentin viimeisintä versiota, sillä siitä on monta kopiota 26 %
• Minulla ei ole pääsyä järjestelmään, jossa tietoa säilytetään 19 %
• En ole kohdannut haasteita etsiessäni tietoa 14 %

*) M-Filesin tutkimusraportti tiedonhallinnan haasteista vuonna 2019

Kuvituskuva: Shutterstock

Tärkeimmät teknologiauutiset kätevästi myös uutiskirjeenä! Tilaa (LINKKI)

LUE – UUTTA – LUE – UUTTA – LUE – UUTTA

Uusi ammattilehti huipputekniikan kehittäjille – Lue ilmaiseksi verkosta!

https://issuu.com/uusiteknologia.fi/docs/2_2018